Cum să Emiteți Facturi Electronice în Sistemul ANAF RO e-Factura

Cum să Emiteți Facturi Electronice în Sistemul ANAF RO e-Factura? Ghid pas cu pas

Cum să Emiteți Facturi Electronice în Sistemul ANAF RO e-Factura. Începând cu data de 1 ianuarie 2024, toate tranzacțiile efectuate între persoanele impozabile, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scop de TVA, au obligația legală de a încărca facturile emise în sistemul ANAF RO e-Factura.

Pasul 1: Înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF

Primul pas pentru a emite facturi electronice în sistemul ANAF RO e-Factura este să vă înregistrați în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF. Iată cum puteți face acest lucru:

1. Accesați pagina web a ANAF: https://anaf.ro.
2. Urmați pașii de înregistrare pentru persoane juridice. Pentru aceasta, va trebui să obțineți un certificat digital (semnătură digitală) de la o firmă autorizată în acest domeniu. Acest certificat digital vă va permite să vă înregistrați în SPV și să aveți acces la contul dvs.

Pasul 2: Emiterea Facturilor Electronice

Odată ce sunteți înregistrat în SPV, puteți emite facturi electronice conform cerințelor ANAF. Iată ce trebuie să faceți:

1. Toate facturile emise pentru tranzacțiile dintre operatorii economici (B2B) și cele cu instituțiile statului (B2G) trebuie să fie emise în format electronic XML, conform regulilor impuse de ANAF.
2. ANAF furnizează modele de fișiere XML pentru diverse tipuri de facturi, inclusiv pentru valută, agenții de turism (vouchere de vacanță) și firmele neplătitoare de TVA. Aceste fișiere pot fi editate în orice editor de texte.
3. Fișierul XML pentru o factură poate arăta astfel:
   <?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″?>
   <Invoice xmlns=”urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2″ xmlns:cac=”urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2″ xmlns:cbc=”urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2″ xmlns:ccts=”urn:un:unece:uncefact:documentation:2″ xmlns:qdt=”urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:QualifiedDataTypes-2″ xmlns:udt=”urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:UnqualifiedDataTypes-2″ xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance” xsi:schemaLocation=”urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2 http://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.1/xsd/maindoc/UBL-Invoice-2.1.xsd”>
   <!– Detalii despre factura –>
   </Invoice>

Pasul 3: Transmiterea Facturilor Electronice

Transmiterea facturilor electronice în format XML se face prin autentificarea în SPV și urmând acești pași:

1. Accesați site-ul https://anaf.ro.
2. Autentificați-vă cu ajutorul certificatului digital și a parolei aferente.
3. În meniul „Factura electronică,” selectați opțiunea „Trimitere Factură.”
4. Alegeți codul fiscal pentru care doriți să încărcați factura.
5. Încărcați fișierul XML care conține detaliile facturii, asigurându-vă că acesta respectă cerințele ANAF.
6. Apăsați butonul „Transmitere XML factura” pentru a trimite factura în sistem.

Pasul 4: Validarea Facturii Electronice

După transmiterea facturii electronice în sistemul RO e-Factura, acesta va verifica automat structura și corectitudinea fișierului XML încărcat. Dacă fișierul este transmis corect, veți primi un mesaj de validare, iar factura va primi o semnătură electronică din partea MF care confirmă acceptarea acesteia în sistem.

Dacă există erori în fișierul XML, veți primi un mesaj cu detaliile erorilor. Corectați aceste erori și retrimiteți factura pentru validare.

Pasul 5: Primirea Facturii de către Client

Dacă factura electronică îndeplinește toate cerințele și este validată de sistemul ANAF, clientul va putea descărca factura primită de la furnizor prin intermediul SPV. Pentru a citi factura, acesta poate folosi un utilitar pus la dispoziție de ANAF pentru a converti XML-ul în format PDF.

Pasul 6: Păstrarea Facturilor

Facturile electronice în format XML sunt disponibile pentru descărcare din sistemul RO e-Factura timp de 60 de zile de la validarea acestora. După acest interval, ele vor fi arhivate și vor putea fi eliberate doar la cerere.

Pasul 7: Utilizarea unui Program de Facturare

Pentru a eficientiza procesul de facturare și pentru a reduce riscul de erori, puteți utiliza un program de facturare care să vă ajute în toate etapele acestui proces. Alegerea unui astfel de program vă poate aduce următoarele beneficii:

• Eficiența operațională: Programul de facturare simplifică întregul proces, permițându-vă să emiteți facturi în sistemul RO e-Factura cu doar câteva clicuri.
• Urmărirea și gestionarea facturilor: Programul vă ajută să urmăriți starea facturilor emise și să primiți notificări despre răspunsurile primite.
• Evitarea erorilor: Utilizarea programului de facturare reduce riscul de erori umane, asigurându-vă că toate detaliile sunt corect introduse.
• Gestionarea documentelor: Toate facturile emise și primite sunt stocate în program pentru o gestionare eficientă.
• Actualizări și suport tehnic: Programele de facturare sunt actualizate în conformitate cu modificările legislative și oferă suport tehnic atunci când întâmpinați probleme.

Utilizarea unui program de facturare poate face întregul proces mai ușor și mai eficient, economisindu-vă timp și asigurându-vă că factura dvs. este în conformitate cu legile în vigoare.

În concluzie, obligația de a emite facturi electronice poate fi simplificată și eficientizată prin utilizarea unui program de facturare adecvat, care să vă ajute în fiecare etapă a acestui proces important pentru afacerea dvs.